“¿Cuánto cuesta un software para clínica estética?” es una de las preguntas más buscadas y una de las peor respondidas. La mayoría de las webs no publican precios; otras dan una cuota mensual que no incluye módulos, usuarios, migración o soporte. El resultado es que comparas números que no significan lo mismo.
Esta guía te da rangos orientativos, te explica qué incluye cada precio y, sobre todo, qué coste no estás calculando.
Qué incluye el precio de un software de clínica
Un software de gestión no es un producto único. Es una suma de piezas:
- Agenda y reservas online.
- Historia clínica y fichas de pacientes.
- Consentimientos y firma digital.
- Facturación y cobros.
- Inventario y trazabilidad de lotes.
- Bonos y tratamientos por sesiones.
- CRM y seguimiento.
- Portal del paciente.
- Integraciones (WhatsApp, pasarela de pago, laboratorio).
- Soporte, formación y migración.
Dos clínicas pueden pagar precios muy distintos por el mismo software si una necesita 2 usuarios y otra 12, o si una contrata el módulo de facturación y la otra no.
Rangos orientativos
| Tipo de solución | Rango mensual orientativo | Para quién |
|---|---|---|
| Agenda + CRM básico | 0-40 € | Clínicas pequeñas, un profesional |
| Gestión clínica completa | 40-150 € | Clínicas con varios profesionales y historia clínica |
| Suite especializada + módulos | 150-300 € | Clínicas con facturación, inventario y varios centros |
| Enterprise / a medida | 300 €+ | Grupos, franquicias, integraciones propias |
Son rangos, no tarifas. Algunos proveedores publican precios (Nubidoc, por ejemplo, anuncia desde 44,90 €/mes); otros solo dan presupuesto tras una demo. Pide siempre el coste total anual, no la cuota mensual aislada.
Los costes que casi nadie calcula
1. Migración
Cambiar de software implica exportar datos, limpiarlos, importarlos y validar. Si el proveedor no lo incluye, puedes acabar pagando horas de consultoría o haciéndolo tú.
2. Formación
Un software que el equipo no usa es un coste, no una herramienta. La formación no siempre está incluida y no siempre es suficiente.
3. Módulos que acabas necesitando
Empiezas con agenda y acabas añadiendo facturación, inventario, portal del paciente y firma digital. La cuota inicial puede duplicarse.
4. Integraciones
Conectar WhatsApp, la pasarela de pago o el laboratorio puede requerir desarrollo o un plan superior.
5. El coste de lo que el software no hace
Este es el más importante y el que no aparece en ninguna factura:
- Mensajes que nadie contesta.
- Citas que no se confirman.
- Pacientes que no vuelven.
- Reseñas que no se piden.
- Presupuestos que se enfrían.
Un software de 60 €/mes puede ser caro si cada mes se pierden 10 citas de 120 €. Y uno de 150 €/mes puede ser barato si recupera 5 citas al mes.
Software + automatización: el coste total
La comparación honesta no es “software A vs software B”. Es “software solo vs software + automatización”.
| Concepto | Software solo | Software + automatización |
|---|---|---|
| Gestión de citas e historias | ✅ | ✅ |
| Respuesta 24/7 por WhatsApp | ❌ | ✅ |
| Confirmación y recordatorios | Parcial | ✅ |
| Reactivación de pacientes | ❌ | ✅ |
| Pipeline CRM | Parcial | ✅ |
| Reseñas automatizadas | ❌ | ✅ |
| Coste mensual orientativo | 40-150 € | 40-150 € + 529 € |
La automatización no sustituye al software: se suma. Por eso la pregunta correcta es qué parte de tu operación está cubierta y qué parte sigue perdiendo pacientes.
Cómo calcular el ROI
Haz este ejercicio con tus números:
- Mensajes nuevos al mes: por ejemplo, 120.
- Porcentaje que se queda sin respuesta: por ejemplo, 20 %.
- Oportunidades perdidas: 24.
- Tasa de conversión a cita: por ejemplo, 30 %.
- Citas perdidas: 7.
- Ticket medio: por ejemplo, 150 €.
- Ingresos perdidos al mes: 1.050 €.
Si la automatización recupera la mitad de esas citas, son 525 €/mes. Con un plan de 529 €/mes, el sistema se paga solo. Y eso sin contar las citas que se generan fuera de horario o las que se recuperan por reactivación.
No es una promesa: es un escenario. Los resultados dependen de tu volumen, tu tiempo de respuesta y tu proceso comercial.
Cómo elegir sin equivocarte
- Define el problema antes que la herramienta. ¿Pierdes mensajes, citas o pacientes que no vuelven?
- Pide una demo con tus datos. No con un caso genérico.
- Compara el coste total, no la cuota mensual.
- Pregunta por la migración y la formación. Si no están incluidas, súmalo.
- Comprueba las integraciones. WhatsApp, pagos, laboratorio, API.
- Mide 30 días. Si no puedes medir, no puedes decidir.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software para clínica estética?
Depende del tamaño y de los módulos. Los rangos van desde 0-40 €/mes para agenda y CRM básico hasta 150-300 €/mes para suites completas. Pide siempre el coste total anual.
¿Es mejor un software gratuito?
Puede servir para empezar, pero suele limitar usuarios, historia clínica o integraciones. Si tu clínica factura, el coste de las limitaciones suele ser mayor que la cuota.
¿Puedo automatizar sin cambiar de software?
Sí, en muchos casos. La automatización puede conectarse al software actual mediante API, webhooks o WhatsApp Business API. No siempre es necesario migrar.
¿La automatización sustituye al software?
No. El software gestiona; la automatización captura y mueve. Son capas distintas y complementarias.
¿Cuánto tarda la implantación?
Una automatización sencilla puede estar en marcha en días. Un sistema completo, con CRM, WhatsApp y reactivación, suele tardar unas dos semanas.
Siguiente paso
Si estás comparando software, empieza por la guía completa de software para clínica estética. Si ya tienes software y quieres saber cuánto te cuesta lo que no cubre, reserva un diagnóstico gratuito.
Ignacio PradaPsicólogo colegiado y fundador de CLINOVA. Diseña e implanta sistemas de automatización para clínicas.Conoce cómo trabaja.
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